實用文寫作：書信與報告

§課文原文 Passage

1重點摘要 Summary

書信五件套（稱謂、應酬語、正文、祝頌語、署名日期）＋正文三步（緣由→事實→建議）——對象決定語氣。

2生字卡 Vocabulary

3逐步講解 Steps

1. 第一步：書信五件套書信格式五件套是實用文的基本盤，缺一樣扣一樣：稱謂（敬愛的校長：）、應酬語（您好！）、正文（緣由加事實加建議）、祝頌語（敬祝教安）、署名與日期（學生陳大文謹上、二零二六年九月二十七日）。日期宜用漢字數字分段書寫，署名要與身分相稱，下對上宜加「謹上」。檢查方法：交卷前逐件打勾，五項齊全才收筆。反例是項目齊全但次序錯亂，例如祝頌語寫在署名之後，同樣計為格式錯誤，並不因為「有寫」而免過。
2. 第二步：正文三步曲正文按三步曲推進：第一段交代緣由，說明身分與寫信目的，例如圖書館座位不足；第二段擺事實，引用統計數據，如入座率近九成、兩間課室放學後長期空置；第三段提建議，逐項編號列明。寫作公式：緣由、事實、建議，先講理由再提要求，對方才容易接納。反例是開篇便提要求，全無事實支持，只憑感受叫人「快些解決」，語氣失禮，說服力也薄弱。篇幅分配上，事實部分宜略多於建議部分，讓數據先行鋪路。
3. 第三步：建議要具體可執行建議的質素決定實用文的高下，必須具體可執行。反例：「多些座位」是空泛口號；正例：「開放兩間空置課室做晚間自修室」——有對象、有做法、有效果。寫作公式：一項建議等於一個行動，加一個範圍或時間，例如增設網上座位預約系統以減少霸位，又如考試前三星期延長開放時間至晚上七時。每項建議另起一行並編號，方便對方逐項回覆。數量以兩三項為宜，貴精不貴多，每項都要經得起「具體怎樣做」的追問。
4. 第四步：語氣得體語氣得體是實用文的靈魂，原則是對象決定語氣。對校長自稱「學生」，用「敬請考慮」「樂意補充」等請求語；反例是「你快些解決」這類命令語，再有道理也難獲好感。操作技巧有三：提出問題前先客觀描述現象，讓數據先開口；批評要轉三分彎，用「或有不周」「望能改善」代替直斥其非；結尾留有台階，表明樂意補充資料、隨時配合。全篇語氣宜前後一致，不可開頭客氣、中段忽然嚴厲，那樣反而顯得情緒化。
5. 第五步：祝頌語配對祝頌語要與收信人的身分相配，配錯便露了底。基本配對：對師長用「敬祝教安」；對長輩親屬用「敬祝福安」；對一般朋友同學用「祝近好」「身體健康」；對機構負責人可用「鈞安」，商業書信另有「台安」「商安」等慣用語。記憶公式：先定身分，再定敬語；一時拿不準時，寧可選用較正式的一邊，也不可失諸輕佻。反例是對校長寫「祝你玩得開心」，輕浮失禮；或對同學用「恭請鈞安」，又過分隆重，兩者都不合分寸。
6. 第六步：報告五部曲報告與書信格式不同，切勿混用。報告五部曲：標題（關於圖書館座位不足的調查報告）、引言（調查目的與方法）、內容（數據與發現）、建議、結語。報告重數據，宜多用百分比與具體數字說明，例如入座率近九成；書信重請求，以說服對方為目標。常見易錯點有二：一是報告寫成書信體，結尾加了「敬祝教安」；二是書信堆滿數據，讀來像一份功課報告。落筆前先自問：這一篇是請人辦事，還是陳述調查結果？定了文體，格式與語氣便有依據。

4圖解 Diagrams

5例題示範 Example

6常見錯誤 Mistakes

75 題快測 Quick check

8重點回顧 Recap

• 書信五件套：稱謂、應酬語、正文、祝頌語、署名日期
• 正文三步：緣由→事實→建議，先有理由先提要求
• 建議要具體：有數字、有做法、有時間
• 對象決定語氣：對校長自稱學生、祝頌語用教安
• 報告五部曲：標題→引言→內容（數據）→建議→結語