实用文写作：书信与报告

§课文原文 Passage

1重点摘要 Summary

书信五件套（称谓、应酬语、正文、祝颂语、署名日期）＋正文三步（缘由→事实→建议）——对象决定语气。

2生字卡 Vocabulary

3逐步讲解 Steps

1. 第一步：书信五件套书信格式五件套是实用文的基本盘，缺一样扣一样：称谓（敬爱的校长：）、应酬语（您好！）、正文（缘由加事实加建议）、祝颂语（敬祝教安）、署名与日期（学生陈大文谨上、二零二六年九月二十七日）。日期宜用汉字数字分段书写，署名要与身分相称，下对上宜加「谨上」。检查方法：交卷前逐件打勾，五项齐全才收笔。反例是项目齐全但次序错乱，例如祝颂语写在署名之后，同样计为格式错误，并不因为「有写」而免过。
2. 第二步：正文三步曲正文按三步曲推进：第一段交代缘由，说明身分与写信目的，例如图书馆座位不足；第二段摆事实，引用统计数据，如入座率近九成、两间课室放学后长期空置；第三段提建议，逐项编号列明。写作公式：缘由、事实、建议，先讲理由再提要求，对方才容易接纳。反例是开篇便提要求，全无事实支持，只凭感受叫人「快些解决」，语气失礼，说服力也薄弱。篇幅分配上，事实部分宜略多于建议部分，让数据先行铺路。
3. 第三步：建议要具体可执行建议的质素决定实用文的高下，必须具体可执行。反例：「多些座位」是空泛口号；正例：「开放两间空置课室做晚间自修室」——有对象、有做法、有效果。写作公式：一项建议等于一个行动，加一个范围或时间，例如增设网上座位预约系统以减少霸位，又如考试前三星期延长开放时间至晚上七时。每项建议另起一行并编号，方便对方逐项回复。数量以两三项为宜，贵精不贵多，每项都要经得起「具体怎样做」的追问。
4. 第四步：语气得体语气得体是实用文的灵魂，原则是对象决定语气。对校长自称「学生」，用「敬请考虑」「乐意补充」等请求语；反例是「你快些解决」这类命令语，再有道理也难获好感。操作技巧有三：提出问题前先客观描述现象，让数据先开口；批评要转三分弯，用「或有不周」「望能改善」代替直斥其非；结尾留有台阶，表明乐意补充资料、随时配合。全篇语气宜前后一致，不可开头客气、中段忽然严厉，那样反而显得情绪化。
5. 第五步：祝颂语配对祝颂语要与收信人的身分相配，配错便露了底。基本配对：对师长用「敬祝教安」；对长辈亲属用「敬祝福安」；对一般朋友同学用「祝近好」「身体健康」；对机构负责人可用「钧安」，商业书信另有「台安」「商安」等惯用语。记忆公式：先定身分，再定敬语；一时拿不准时，宁可选用较正式的一边，也不可失诸轻佻。反例是对校长写「祝你玩得开心」，轻浮失礼；或对同学用「恭请钧安」，又过分隆重，两者都不合分寸。
6. 第六步：报告五部曲报告与书信格式不同，切勿混用。报告五部曲：标题（关于图书馆座位不足的调查报告）、引言（调查目的与方法）、内容（数据与发现）、建议、结语。报告重数据，宜多用百分比与具体数字说明，例如入座率近九成；书信重请求，以说服对方为目标。常见易错点有二：一是报告写成书信体，结尾加了「敬祝教安」；二是书信堆满数据，读来像一份功课报告。落笔前先自问：这一篇是请人办事，还是陈述调查结果？定了文体，格式与语气便有依据。

4图解 Diagrams

5例题示范 Example

6常见错误 Mistakes

75 题快测 Quick check

8重点回顾 Recap

• 书信五件套：称谓、应酬语、正文、祝颂语、署名日期
• 正文三步：缘由→事实→建议，先有理由先提要求
• 建议要具体：有数字、有做法、有时间
• 对象决定语气：对校长自称学生、祝颂语用教安
• 报告五部曲：标题→引言→内容（数据）→建议→结语